Comment gérer les congés, arrêts maladie et RDV de vos ouvriers BTP ?
La gestion des congés et arrêts dans le BTP consiste à recueillir, tracer et valider toutes les absences des ouvriers : congés payés, arrêts maladie, accidents du travail, congés sans solde et rendez-vous médicaux ou administratifs. Avec l'espace RH ouvrier KeoBat, chaque salarié dépose sa demande directement depuis son smartphone, joint le justificatif PDF (Cerfa S3116, certificat médical, convocation) et reçoit une notification dès que le bureau valide. Fini les arrêts maladie envoyés par WhatsApp, les justificatifs perdus dans la camionnette ou les demandes de congés griffonnées sur un bon de livraison. Le dirigeant pilote toutes les demandes depuis une interface unique, valide en un clic et déclenche automatiquement la mise à jour du planning chantier.
Quels types de demandes vos ouvriers peuvent-ils déposer ?
L'espace RH ouvrier de KeoBat couvre les cinq cas réels qu'un salarié du BTP rencontre dans une année type. Chaque demande accepte un justificatif PDF en pièce jointe et déclenche une validation hiérarchique.
Congés payés
L'ouvrier choisit ses dates dans le calendrier. Le délai de prévenance respecte l'usage de la convention collective du bâtiment (1 mois en général).
Arrêt maladie
Scan du volet 3 du Cerfa S3116 directement depuis l'app. Transmission immédiate au bureau pour respecter le délai légal de 48 h (art. R321-2 CSS).
Accident du travail
Déclaration immédiate avec circonstances et photos éventuelles. Permet à l'employeur de respecter la déclaration CPAM sous 48 h (art. L441-1 CSS).
Congé sans solde
Absence non rémunérée pour motif personnel. Le motif libre est joint à la demande, le responsable accepte ou refuse selon la charge chantier.
Rendez-vous
Médical, administratif, démarche personnelle : l'ouvrier signale une demi-journée ou une journée complète d'indisponibilité.
Justificatif PDF
Chaque demande accepte un fichier joint (Cerfa, certificat médical, convocation). Archivage automatique dans le dossier salarié, accessible au comptable et au gestionnaire de paie.
Comment un ouvrier dépose-t-il une demande depuis son smartphone ?
Cinq étapes, moins d'une minute. Le workflow a été pensé pour des conditions de chantier : grandes touches, mode hors-ligne, synchronisation automatique dès retour du réseau.
Ouvrir l'espace RH
Depuis le menu de l'app KeoBat, l'ouvrier accède à la section « Mes demandes » qui regroupe l'historique de toutes ses absences passées et en cours.
Choisir le type de demande
Cinq icônes claires : congés, arrêt maladie, accident, sans solde, RDV. L'interface évite tout terme administratif obscur, chaque option est illustrée.
Sélectionner les dates
Le calendrier permet de choisir une plage (date début / date fin) ou une demi-journée. Les jours fériés et week-ends sont décomptés automatiquement.
Joindre le justificatif
Photo du Cerfa S3116, scan du certificat médical ou convocation : l'app capture le document en PDF, lisible et compressé pour économiser de la donnée mobile.
Envoyer et suivre le statut
La demande passe en « En attente », puis devient « Validée » ou « Refusée ». L'ouvrier reçoit une notification push et peut toujours retrouver l'historique dans son espace.
Comment fonctionne le circuit de validation côté bureau ?
KeoBat gère un circuit de validation paramétrable : la secrétaire ou la personne en charge des RH peut pré-valider (vérifier que le justificatif est lisible, que les dates sont cohérentes), puis le dirigeant donne l'accord final. Adapté aux entreprises où le patron veut garder la main sur les absences sans avoir à filtrer chaque pièce jointe lui-même.
Ouvrier
Dépose la demande depuis l'app mobile avec justificatif PDF.
En attenteSecrétaire / RH
Vérifie le justificatif, les dates, le solde de congés. Pré-valide ou retourne à l'ouvrier pour correction.
Pré-validéeDirigeant
Reçoit uniquement les demandes pré-validées. Accord ou refus motivé en un clic.
ValidéeSystème
Notifie l'ouvrier, met à jour le planning chantier, archive le justificatif au dossier salarié.
Notifiée + archivéeLe circuit est paramétrable selon la taille de l'entreprise : circuit court à 1 niveau pour les artisans (le patron valide direct), circuit à 2 niveaux pour les PME (secrétaire + dirigeant), circuit à 3 niveaux pour les sociétés plus structurées (chef d'équipe + RH + dirigeant). Chaque acteur ne voit que les demandes qui le concernent dans son tableau de bord, et reçoit une notification push dès qu'une action est attendue de sa part.
À quoi ressemble l'interface admin de validation ?
Le dirigeant ou la personne en charge des RH retrouve toutes les demandes dans un tableau unique, filtrable par statut, par employé ou par chantier. Validation en un clic, refus motivé en deux clics.
Demandes RH en cours
| Employé | Type | Période | Justificatif | Statut | Action |
|---|---|---|---|---|---|
 Édouard Cocq | Congés payés | 14/07 → 28/07/2026 | En attente | ||
 Frederic Dupuis | Arrêt maladie | 28/04 → 30/04/2026 | Validée | Auto-archivée | |
 Ahmed Benali | Accident du travail | 22/04/2026 | En attente | ||
| Édouard Cocq | RDV médical | 02/05/2026 · Après-midi | · | En attente |
Pourquoi la gestion des absences est-elle si compliquée dans le BTP ?
Le BTP cumule trois contraintes que peu d'autres secteurs connaissent : des équipes dispersées sur plusieurs chantiers, des journées qui démarrent tôt et des horaires éclatés. Quand un ouvrier doit transmettre un arrêt maladie, il ne peut pas simplement déposer le papier au secrétariat avant 17h. Le délai légal de transmission de l'arrêt maladie à l'employeur est de 48 heures (art. R321-2 du Code de la Sécurité sociale), et un retard expose le salarié à un possible refus d'indemnisation par la CPAM.
Côté employeur, l'accident du travail doit être déclaré à la CPAM sous 48 heures (art. L441-1 CSS), sous peine d'une amende pouvant atteindre 750 €. Le BTP étant le premier secteur français en accidents mortels du travail (130 décès par an, source CNAM rapport sinistralité 2023, 17 % des accidents avec arrêt pour 8,5 % des salariés du régime général), la traçabilité de chaque déclaration est cruciale.
Le mode papier (Cerfa déposé à la base vie, photocopie scannée par le comptable, validation orale au téléphone) multiplie les pertes. KeoBat remplace cette chaîne par un flux numérique unique : l'ouvrier envoie depuis son app de pointage, le bureau valide, le planning chantier se met à jour automatiquement.
Comment KeoBat protège-t-il les données de santé des ouvriers ?
Un arrêt maladie ou une déclaration d'accident du travail contient des données de santé. Ces données entrent dans la catégorie spéciale de l'article 9 du RGPD, qui interdit leur traitement sauf cadre légal explicite (notamment l'obligation employeur de gérer la paie et les absences). KeoBat applique trois principes :
- Chiffrement AES-256 au repos pour tous les justificatifs PDF, TLS 1.3 en transit. Les volets médicaux (volet 3 du Cerfa S3116) ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées.
- Accès par rôle : seul le dirigeant et la personne en charge des RH voient le contenu détaillé des arrêts. Le chef de chantier, lui, voit uniquement la période d'absence pour replanifier.
- Hébergement Union européenne, journal d'audit de chaque consultation, droit d'accès et de rectification du salarié directement depuis son espace personnel (art. 15 et 16 RGPD).
Cette architecture évite les pratiques courantes mais non conformes : envoi d'un arrêt par WhatsApp (les données transitent hors UE et sont accessibles au-delà de l'employeur), photocopie laissée sur un bureau, scan dans une boîte mail partagée.
FAQ : congés, arrêts maladie et absences BTP
Les questions les plus fréquentes sur la gestion des demandes RH dans le bâtiment.
L'ouvrier peut-il déposer son arrêt maladie depuis le chantier ?
Oui. L'ouvrier ouvre l'app KeoBat depuis son smartphone, sélectionne « Arrêt maladie », saisit les dates et prend en photo le volet 3 du Cerfa S3116. La transmission est immédiate, ce qui aide à respecter le délai légal de 48 h prévu par l'article R321-2 du Code de la Sécurité sociale.
Comment se passe la validation côté bureau ?
Le dirigeant ou la personne en charge des RH retrouve toutes les demandes dans un tableau filtrable par statut. Un bouton « Valider » suffit pour les congés routiniers ; un refus s'accompagne d'un motif libre. L'ouvrier reçoit la décision en notification push immédiate.
Peut-on configurer un circuit de validation à plusieurs niveaux ?
Oui. KeoBat propose un circuit à 1, 2 ou 3 niveaux selon votre organisation. Cas typique en PME : la secrétaire ou la RH pré-valide (lisibilité du justificatif, cohérence des dates, solde de congés disponible), puis le dirigeant donne l'accord final. Chaque validateur ne voit que les demandes qui le concernent et reçoit une notification dès qu'une action est attendue. Le patron garde la main sans avoir à éplucher chaque pièce jointe.
Le planning chantier est-il mis à jour automatiquement ?
Oui. Dès qu'une demande est validée, l'ouvrier apparaît comme indisponible sur les jours concernés dans le planning chantier. Le conducteur de travaux voit immédiatement le trou à combler et peut réaffecter une autre ressource.
Les arrêts maladie sont-ils transmis à mon logiciel de paie ?
L'historique complet des absences (type, dates, statut, justificatif) est exportable en CSV pour intégration manuelle dans votre logiciel de paie. KeoBat se concentre sur la collecte terrain ; il complète vos outils paie existants sans chercher à les remplacer.
Les justificatifs médicaux sont-ils sécurisés ?
Oui. Les arrêts maladie et déclarations d'accident sont des données de santé au sens de l'article 9 du RGPD. KeoBat applique un chiffrement AES-256, un accès strictement limité par rôle (RH et dirigeant uniquement), un hébergement en Union européenne et un journal d'audit de chaque consultation.
Combien de jours de congés mon ouvrier peut-il poser ?
Dans le BTP, les congés payés sont gérés par la caisse CIBTP à raison de 2,5 jours ouvrables par mois travaillé. KeoBat ne gère pas le décompte des droits acquis (la CIBTP s'en charge), mais centralise les demandes pour faciliter le dialogue avec votre caisse.
Que se passe-t-il en cas d'accident du travail ?
L'ouvrier ou un témoin déclare l'accident depuis l'app avec la date, l'heure, les circonstances et des photos. L'employeur reçoit une alerte immédiate pour effectuer la déclaration CPAM dans le délai légal de 48 h (art. L441-1 CSS). Le retard de déclaration expose à une amende de 750 €.
L'ouvrier peut-il consulter l'historique de ses demandes ?
Oui. Chaque salarié dispose d'un espace personnel où il retrouve toutes ses demandes passées (validées, refusées, en attente) avec les justificatifs associés. C'est aussi le canal d'exercice des droits RGPD : accès, rectification, suppression sur demande.
Pour la gestion des contrats, fiches de paie et cartes BTP, consultez la page documents RH. Pour le suivi des heures travaillées, voir pointage horaire BTP.
Fonctionnalités complémentaires
Découvrez comment KeoBat connecte tous les aspects de votre gestion de chantier.
Prêt à passer au zéro papier pour vos congés et arrêts ?
Vos ouvriers déposent leurs demandes en moins d'une minute, vous validez en un clic, le planning se met à jour seul.