Comment en finir avec le chaos documentaire sur vos chantiers ?
La gestion documentaire de chantier consiste à centraliser, organiser et sécuriser l'ensemble des documents d'un projet BTP : plans d'exécution, CCTP, DOE, PV de réception, factures et devis. Avec KeoBat, chaque document est stocké dans un espace unique par chantier, avec versionning automatique et historique complet des modifications. Les équipes terrain accèdent au bon plan, à la bonne version, au bon moment, depuis leur smartphone ou le bureau. Le partage sécurisé permet de transmettre des documents aux sous-traitants ou clients sans email ni clé USB. Plus de recherche dans les dossiers : tout est indexé, classé et accessible en quelques secondes.
Comment organiser vos documents de chantier efficacement ?
La gestion électronique des documents (GED) de chantier centralise tous les fichiers techniques, contractuels et réglementaires d'un projet BTP dans un coffre-fort numérique unique : plans d'exécution, CCTP, devis, factures, PV de réception, DOE, fiches techniques, attestations d'assurance, certificats de matériaux. KeoBat structure automatiquement ces documents par chantier et par catégorie, avec versioning automatique pour conserver l'historique des modifications, recherche full-text dans les PDF et droits d'accès granulaires par rôle (sous-traitants ne voient que leurs documents). Les documents sont accessibles hors-ligne après pré-téléchargement sur mobile, et le DOE de fin de chantier est pré-assemblé automatiquement à partir des éléments collectés tout au long du projet. Hébergement sécurisé en Union européenne, sauvegardes quotidiennes, traçabilité complète des accès et modifications.
Centralisation Absolue
Tous vos documents, du CCTP au DOE, sont stockés, organisés et accessibles en un seul point. Fini les versions qui traînent dans les emails.
Historique & Versionning
Accédez à l'historique complet de chaque document. Assurez-vous que chaque intervenant travaille systématiquement sur la dernière version validée.
Accès & Partage Sécurisé
Consultez et partagez n'importe quel document depuis le terrain ou le bureau. Gérez les droits d'accès pour une confidentialité sans faille.
Plan_Exec_RDC_v3.pdf
PDF • 2.1 Mo • 19/09/2025
Historique versions
- v3 validée le 19/09/2025
- v2 obsolète le 12/09/2025
- v1 obsolète le 05/09/2025
Collaborateurs
Email et Drive vs GED BTP : pourquoi changer ?
La plupart des entreprises du bâtiment gèrent encore leurs documents chantier par email, WeTransfer ou Google Drive. Cette approche fonctionne pour 5 fichiers, mais devient ingérable dès le 50e document.
- ✗ Versions multiples sans traçabilité
- ✗ Pièces jointes limitées à 25 Mo
- ✗ Aucun contrôle des droits d'accès
- ✗ DOE à reconstituer manuellement
- ✗ Recherche impossible dans les emails
- ✓Versionning automatique avec historique
- ✓ Aucune limite de taille de fichier
- ✓ Droits par rôle (lecture, écriture, admin)
- ✓DOE généré automatiquement
- ✓ Recherche instantanée par mot-clé
Quels sont les risques d'une mauvaise gestion documentaire sur chantier ?
Une mauvaise gestion documentaire coûte en moyenne 5 heures par semaine de recherche et expose à des erreurs d'exécution, des litiges et des pénalités contractuelles. Un plan de chantier obsolète utilisé sur le terrain, c'est un mur à démolir et à reconstruire. Un PV de réception introuvable, c'est un litige qui s'éternise. Dans le BTP, la gestion documentaire chantier défaillante entraîne des erreurs d'exécution coûteuses, des retards de livraison et des pénalités contractuelles. Les entreprises qui gèrent encore leurs documents par email ou clé USB perdent en moyenne 5 heures par semaine à chercher le bon fichier dans la bonne version.
KeoBat élimine ces risques en créant un coffre-fort numérique par chantier où chaque document -- plan d'exécution, CCTP, devis, factures, DOE -- est versionné automatiquement. Quand un architecte met à jour un plan, l'ancienne version reste accessible dans l'historique mais c'est la dernière version qui s'affiche par défaut. Les droits d'accès par rôle garantissent que les sous-traitants ne voient que les documents qui les concernent.
Le partage de documents se fait par lien sécurisé, sans pièce jointe volumineuse qui encombre les boîtes mail. Et en fin de chantier, le DOE complet est déjà prêt : tous les documents sont classés, datés et exportables en un clic.
La recherche instantanée par mot-clé permet de retrouver n'importe quel fichier en quelques secondes, même parmi des centaines de documents. Les équipes terrain consultent les plans chantier directement depuis l'application mobile, y compris hors connexion grâce au pré-téléchargement. Les notifications en temps réel alertent les intervenants concernés dès qu'un document est mis à jour, garantissant que personne ne travaille sur une version obsolète.
Comment la GED BTP s'intègre dans votre workflow ?
Pour les entreprises qui gèrent plusieurs chantiers simultanément, cette centralisation représente un gain de 5 à 8 heures par semaine habituellement perdues à chercher, envoyer et vérifier les bons documents. La GED BTP KeoBat s'intègre naturellement avec les autres modules : les photos et vidéos de chantier sont automatiquement classées dans le bon dossier projet, le planning de chantier peut être lié aux documents techniques, et la gestion documentaire RH centralise les attestations et habilitations de vos équipes.
Le système de notifications intelligentes prévient les bonnes personnes au bon moment : quand un plan est mis à jour, seuls les intervenants concernés par ce lot reçoivent l'alerte. Les annotations collaboratives permettent de commenter directement sur un plan PDF sans quitter l'application. Et pour les entreprises soumises à des audits qualité, l'historique complet et horodaté de chaque document constitue une preuve de conformité immédiatement disponible. Pour bien choisir votre outil, consultez notre guide des applications BTP.
Fonctionnalités complémentaires
Découvrez comment KeoBat connecte tous les aspects de votre gestion de chantier.
FAQ : Gestion documentaire chantier
Les réponses aux questions fréquentes sur la GED BTP KeoBat.
Quels formats de fichiers sont pris en charge ?
KeoBat supporte plus de 25 formats : PDF, DWG, DXF, IFC, DOC/DOCX, XLS/XLSX, JPG, PNG, HEIC, MP4, ZIP et bien d'autres. Les fichiers BIM (IFC) et les plans AutoCAD (DWG) sont visualisables directement dans l'application sans logiciel tiers.
Quelle est la capacité de stockage disponible ?
Le stockage est illimité sur tous les plans KeoBat. Aucune restriction de taille par fichier ni par chantier. Les documents sont hébergés sur des serveurs sécurisés en France avec sauvegarde chiffrée quotidienne et redondance géographique.
Comment fonctionnent les droits d'accès ?
Les droits sont paramétrables par rôle : administrateur, conducteur de travaux, chef d'équipe, sous-traitant, client. Chaque profil accède uniquement aux documents autorisés. Un sous-traitant électricien ne verra que les plans et documents du lot électricité de son chantier.
Le versionning est-il automatique ?
Oui, chaque fois qu'un document est mis à jour, KeoBat crée automatiquement une nouvelle version numérotée. L'historique complet reste accessible et vous pouvez restaurer n'importe quelle version antérieure en un clic. La dernière version validée s'affiche par défaut.
Comment le DOE est-il constitué ?
Le DOE se constitue progressivement tout au long du chantier. Chaque document classé dans les catégories DOE (plans définitifs, fiches techniques, PV d'essais) est automatiquement inclus. En fin de chantier, un export ZIP ou PDF structuré est généré en un clic, prêt pour la remise au maître d'ouvrage.
Les documents sont-ils accessibles hors connexion ?
Oui, les documents marqués comme favoris ou épinglés pour le mobile sont pré-téléchargés automatiquement. Les équipes terrain consultent les plans même en zone blanche. La synchronisation se fait automatiquement dès le retour de la connexion réseau.
Comment partager des documents avec les sous-traitants ?
Le partage se fait par lien sécurisé avec ou sans mot de passe. Le sous-traitant accède aux documents sans créer de compte KeoBat. Vous définissez une date d'expiration du lien et suivez les consultations en temps réel. Fini les pièces jointes de 50 Mo par email.
Peut-on importer des documents existants en masse ?
Oui, l'import par glisser-déposer accepte des dossiers entiers avec leur arborescence. Vous pouvez aussi importer depuis Google Drive, Dropbox ou un disque réseau. KeoBat conserve la structure de dossiers existante pour faciliter la transition depuis votre ancien système.
Prêt à maîtriser la gestion documentaire de vos chantiers ?
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